L’accroissement de votre entreprise implique plus de charges dans sa gestion administrative. Il devient alors indispensable de s’équiper d’application pour faciliter les travaux, gagner du temps et sécuriser la gestion de l’entreprise. Au-delà des applications de gestion de la paie, de la comptabilité et de la gestion commerciale, il faudra également s’équiper d’un logiciel de gestion de notes de frais. Car la gestion des notes de frais constitue un processus complexe et chronophage pour la plupart des entreprises.

Quels sont les avantages concrets d’un logiciel de gestion des notes de frais pour les entreprises ?

Quand l’entreprise commence à embaucher du personnel pour continuer son développement, il lui faut absolument gagner du temps dans la gestion administrative. La gestion des notes de frais peut être un processus qui prend du temps. Ainsi, pour gagner en efficacité, un bon logiciel peut vous simplifier la tâche.

Le logiciel de gestion des notes de frais permet d’éviter les erreurs et de sécuriser les données

La gestion manuelle des notes de frais génère souvent des erreurs au niveau de la saisie des données, du calcul des frais kilométriques, ou de la conversion des montants en devise étrangère. Ces erreurs peuvent provoquer des pertes financières non négligeables pour l’entreprise. Les solutions de dernière génération, comme le logiciel de gestion N2F, facilitent désormais l’accès à des fonctionnalités de saisie automatique de factures, de conversion automatique de devises ou encore à un calcul automatique des indemnités kilométriques.

Le logiciel de gestion des notes de frais facilite la gestion pour les entreprises internationales

La gestion des notes de frais peut devenir un véritable casse-tête pour les entreprises internationales qui se retrouvent dans l’impossibilité de centraliser les dépenses professionnelles de chaque filiale. Par ailleurs, les devises, les réglementations et les droits des collaborateurs varient d’une entité à l’autre. Ce qui rend difficile le traitement de l’ensemble des dépenses engagées et l’analyse des données récoltées par le service comptable. La gestion des notes de frais sur une solution Cloud favorisera donc la centralisation des données par automatisation du traitement en amont, mais également le contrôle, la conversion et la distribution par les centres de coûts ou comptes comptables.

Le logiciel de gestion des notes de frais permet d’augmenter la productivité des collaborateurs

Souvent, la gestion des notes de frais représente une perte de temps considérable pour les employés. Car ces derniers doivent à chaque fin de mois, lister, saisir, justifier et transmettre les différentes dépenses effectuées dans le cadre de leur activité professionnelle. Une tâche annexe à leur mission professionnelle et bien détournée de l’objectif de leur déplacement professionnel. En automatisant par un logiciel de dernières générations, les erreurs sont minimisées et un temps conséquent est dégagé aux collaborateurs.

Comment choisir un logiciel pour gérer les notes de frais ?

Avant d’opter pour le choix de votre logiciel de gestion des notes de frais, il faut commencer par énumérer toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. En pratique, il peut être intéressant de dénombrer toutes les tâches inhérentes aux notes de frais et qui consomment beaucoup de temps, l’objectif principal de l’application étant de vous en faire gagner. Une fois que vos besoins sont clairement établis, il convient de choisir les applications répondant à vos critères et de les tester. Seul un essai peut renforcer votre choix pour une application.