Lors de l’organisation d’un voyage en groupe, il est important de tenir compte de plusieurs éléments pour que le voyage soit agréable et qu’il plaise à tous. À première vue, cela semble facile, mais lorsque vous commencez, vous vous rendez compte à quel point vos goûts peuvent être différents, même si vous êtes des amis de toujours. Ce voyage et son organisation peuvent être un moyen d’apprendre à connaître réellement vos amis, votre famille ou vos collègues de travail.

Voici quelques conseils de base qui vous aideront lors de votre prochaine aventure en groupe.

Planifier le voyage du groupe à l’avance

Il est très important de planifier votre voyage aussi longtemps à l’avance que possible. D’une part, parce que vous aurez besoin de temps pour l’organiser et, d’autre part, parce que vous pourrez bénéficier de meilleures offres sur les transports, les hôtels et les activités.

Il est également important de garder à l’esprit qu’il est assez difficile pour tous les membres du groupe de se mettre d’accord sur les mêmes dates, la meilleure chose à faire est donc de commencer par une marge de dates avec un peu de flexibilité.

Désigner un coordinateur de groupe

Pour éviter le chaos, il est conseillé de désigner un coordinateur de groupe lors de l’organisation d’un voyage en groupe. Cette personne sera chargée d’organiser les tâches comme par exemple la location d’hôtel dans les Laurentides si vous avez l’intention de séjourner au Québec et de veiller à ce que les délais que vous avez fixés soient respectés.

Pour tout cela, il est important d’ouvrir un canal de communication pour l’ensemble du groupe. Il existe plusieurs options, comme un groupe Whatsapp par exemple.

Établir un budget par personne pour le voyage

L’un des premiers votes peut porter sur le budget par personne à consacrer au voyage. Il y a ceux qui sont prêts à dépenser plus de 1 000 € en une semaine et ceux qui se limitent à 400 € (comme c’est mon cas…). En fonction de ce budget, vous pouvez choisir la destination et examiner la possibilité de voyager dans le confort et même de louer des bus de luxe pour voyager. Il s’agit d’une option de plus en plus en vogue pour voyager en Espagne, qui vous permettra de ne pas vous soucier de la manière de vous rendre dans les régions les plus reculées et de boire du bon vin sans avoir à vous soucier de conduire.

Comment gérer l’argent dans le groupe de voyage

Une fois que vous avez le budget pour le voyage, il y a une partie qui peut être problématique au début. La gestion du paiement des frais de voyage du groupe peut être chaotique et donner lieu à de nombreux conflits. Il est donc recommandé qu’une seule personne s’en occupe. Si vous devez acheter des vols coûteux, il peut être préférable de payer vous-même.

Choisir une destination

Le choix de la destination est peut-être l’étape qui prend le plus de temps. C’est là que le budget et les goûts personnels entrent en jeu. Il est judicieux de faire une première enquête pour savoir si la destination du voyage de groupe sera la plage, la ville ou la montagne. Vous pouvez ensuite réaliser d’autres enquêtes en fonction des suggestions des membres du groupe et réduire progressivement la destination qui vous plaît le plus. Parfois, le résultat peut être le moins attendu !

Décidez des activités que vous voulez faire pendant votre voyage.

Que vous ayez décidé de vous rendre dans une ville, à la plage ou à la montagne, il y aura certainement de nombreuses possibilités d’activités à faire. C’est pourquoi il est bon de voir toutes les options et de choisir celles qui vous plaisent le plus. Il est également possible de se diviser en deux ou trois groupes afin que chacun puisse choisir s’il préfère une activité tranquille ou une montée d’adrénaline !

Faire les réservations d’hôtel

En tant que groupe de voyageurs, il est important de faire des réservations d’hôtel à l’avance. Il n’est pas toujours facile de trouver un hébergement pour un groupe, et n’oubliez pas que de nombreux hôtels ont des tarifs spéciaux pour ce cas. Choisissez un hôtel qui offre un remboursement en cas d’annulation et qui inclut le petit-déjeuner. Si vous optez pour une auberge, il y a la possibilité que vous puissiez avoir des chambres sans les partager avec des inconnus, il suffit de choisir une auberge qui dispose de chambres correspondant au nombre de personnes que vous êtes en voyage.

Planifiez votre itinéraire

Il ne vous reste plus qu’à planifier votre voyage en groupe au jour le jour. Si votre destination est une ville, faites attention aux heures d’ouverture des musées et organisez votre itinéraire en fonction des jours d’ouverture et de fermeture de vos visites.

Si vous allez à la plage ou à la montagne, planifiez vos activités de manière à avoir le temps de vous reposer et suffisamment de temps pour découvrir l’endroit à un rythme tranquille, au goût de chacun.